Hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hưng Yên
Đến nay, trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được ứng dụng đồng bộ đến tất cả các cơ quan hành chínhnhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã. Phần mềm hoạt động có hiệu quả, hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý và điều hành tác nghiệp tại các cơ quan, đơn vị, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tiến tới xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Hưng Yên.
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành được bắt đầu triển khai thực hiện tại tỉnh Hưng Yên từ năm 2010 tại một số sở, ngành, địa phương nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, xử lý công việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi, xử lý văn bản, giải quyết công việc, trao đổi thông tin nội bộ giữa cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Việc triển khai phần mềm bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực, giúp việc tiếp nhận, xử lý văn bản đi - đến cũng như công tác chỉ đạo điều hành của cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, hệ thống khi đó vẫn mang tính rời rạc, chưa thực hiện kết nối liên thông với Trục văn bản quốc gia, chưa thực hiện ký số trực tiếp trên phần mềm. Năm 2018, UBND tỉnh chỉ đạo Sở TT&TT thực hiện triển khai hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mới, đáp ứng các yêu cầu tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đồng thời, hệ thống quản lý văn bản và điều hành mới đã được kết nối liên thông với Trục văn bản quốc gia, qua đó giúp cho việc gửi và nhận văn bản điện tử hành chính giữa các cơ quan, địa phương trong nội bộ tỉnh, liên tỉnh được thông suốt, liên tục. Hệ thống cũng đã tích hợp việc ký số văn bản trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện trong việc xử lý công việc, nâng cao công tác quản lý, điều hành và giám sát công việc của lãnh đạo.
Đến nay, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh đã được ứng dụng đồng bộ đến tất cả các cơ quan hành chính, bao gồm 161 UBND cấp xã, 10 UBND cấp huyện, 20 cấp sở và UBND tỉnh, đồng thời được mở rộng ứng dụng vào các đơn vị khác trực thuộc khối cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Ngày 20/8/2019, UBND tỉnh ban hành Công văn số 2121/UBND-KGVX thực hiện quy định về gửi nhận văn bản điện tử, trong đó yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện tiếp nhận, phát hành đồng thời bản điện tử và bản giấy đối với các văn bản thuộc danh mục văn bản ban hành theo Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản. Điều này đã góp phần nâng cao tỷ lệ trao đổi văn bản trên môi trường mạng. Số lượng văn bản gửi, nhận điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong nội bộ tỉnh từ năm 2019 đến nay có khoảng 2.778.966 văn bản, trong đó có 743.621 văn bản gửi nội bộ tỉnh và 2.035.345 văn bản nhận. Số văn bản gửi, nhận điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia: 124.120 văn bản. Hệ thống phần mềm mới đã đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan nhà nước của tỉnh thông qua trục liên thông văn bản, đồng thời quản lý hồ sơ công việc khoa học, hiệu quả, nâng cao công tác cải cách hành chính, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, thời gian, đáp ứng nhanh, kịp thời công tác quản lý, thống kê, tra cứu văn bản của đơn vị. Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào xử lý công việc đã và đang tạo nên môi trường làm việc hiện đại gắn với cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên địa bàn tỉnh, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử tỉnh.
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng hệ thống QLVB&ĐH cũng gặp một số khó khăn, hạn chế như: Việc sử dụng hệ thống QLVB&ĐH ở cấp xã mới chỉ tiếp nhận văn bản điện tử từ cấp trên gửi đến, văn bản điện tử của đơn vị gửi đi đến các cơ quan, đơn vị khác ít thực hiện trên phần mềm (vẫn sử dụng gửi văn bản đi bằng hình thức văn bản giấy). Việc sử dụng chữ ký số của lãnh đạo trong ký số văn bản còn hạn chế, nhất là đối với lãnh đạo cấp xã, dẫn đến văn bản điện tử chưa thực sự đáp ứng theo các quy định của nhà nước.
Phát huy những kết quả đạt được, trong thời gian tới, các cấp, các ngành nhất là người đứng đầu cần đẩy mạnh và thực hiện tốt các yêu cầu của Trung ương về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, nhất là đối với cấp xã, từ đó, góp phần đẩy nhanh ứng dụng CNTT, xây dựng chính quyền số của tỉnh.
Hoàng Phúc